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Esta lección proporciona información sobre:
Diferencia entre importar y vincular
Microsoft Access proporciona dos opciones para utilizar datos de un origen de datos externo. Permite:
Importar los datos a una nueva tabla de Microsoft Access, que es un método para convertir datos de un formato diferente y copiarlos a Microsoft Access. También se pueden importar objetos de base de datos a la base de datos de Microsoft Access o al proyecto de Microsoft Access en uso.
Vincular los datos, que es un método para conectar a datos de otra aplicación sin importarlos, de modo que se pueden ver y modificar los datos tanto en la aplicación original como en una base de datos de Access. En versiones anteriores de Microsoft Access, este proceso recibía el nombre de "adjuntar".
Se pueden importar o vincular datos de una gran variedad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles.
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La operación de importar datos crea una copia de la información en una nueva tablas de la base de datos de Access o del proyecto de Access en uso. El archivo o la tabla de origen no experimentan modificaciones en este proceso.
Cuando se importan datos, se pueden agregar datos a tablas existentes (salvo cuando se importan archivos de texto u hojas de cálculo). Sin embargo, una vez importada una tabla, en una base de datos de Access se puede realizar una consulta de datos anexados, o en un proyecto de Access se puede utilizar un procedimiento almacenado, para agregar los datos de la tabla a otra tabla.
También se pueden importar objetos de base de datos que no sean tablas, como por ejemplo formularios o informes, desde otra base de datos u otro proyecto de Access.
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En una base de datos de Access, la operación de vincular datos permite leer y, en la mayoría de los casos, actualizar datos en el origen de datos externo sin necesidad de realizar una importación. El formato del origen de datos externo no experimenta modificaciones, por lo que se puede continuar utilizando el archivo con el programa que lo creó originalmente, y también se pueden agregar, eliminar o modificar datos utilizando Microsoft Access.
Una tabla se puede vincular únicamente en una base de datos de Access, pero no en un proyecto de Access. Microsoft Access utiliza diferentes iconos para representar tablas vinculadas y tablas almacenadas en la base de datos actual. Si se elimina el icono correspondiente a una tabla vinculada, se eliminará el vínculo a la tabla, pero no la propia tabla externa.
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Procedimientos para importar y vincular datos
Hay dos procedimientos para importar o vincular datos:
Abra o cree una base de datos de Access o cree un proyecto de Access para que contenga las tablas importadas, o las tablas vinculadas en el caso de una base de datos de Access y, a continuación, utilice los comandos Importar o Vincular tablas en el submenú Obtener datos externos del menú Archivo.
En una base de datos de Access, Abra la base de datos externa directamente, incluidas dBASE, Paradox y Exchange, y cualquier origen de datos ODBC, incluidos Microsoft SQL Server y Microsoft Visual FoxPro. Microsoft Access creará automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que contiene la base de datos externa y agregará vínculos a cada tabla de la base de datos externa.
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Utilizar orígenes de datos ODBC
Se pueden importar o vincular datos desde bases de datos ODBC, tales como Microsoft SQL Server y Visual FoxPro, así como otros programas que proporcionen controladores de acuerdo con ODBC, nivel 1, para tener acceso a los correspondientes archivos de datos.
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Si se posee un programa cuyos datos no se almacenan en uno de los formatos de archivo o base de datos externa compatibles, pero el programa puede exportar, convertir o guardar sus propios datos como uno de estos formatos, entonces se pueden importar dichos datos.
Además, cuando se importa o vincula un formato de base de datos externa como, por ejemplo, dBASE o Paradox, Access conserva normalmente los índices.
Por ejemplo, no se puede importar o vincular una base de datos de Microsoft Works directamente, pero sí se pueden exportar los datos de Microsoft Works a un archivo de base de datos dBASE IV (.DBF) y, a continuación, importar dichos datos a Microsoft Access para conservar los índices y nombres de campos.
En general, la mayoría de los programas no compatibles, incluso los pertenecientes a sistemas operativos diferentes, pueden exportar datos a un archivo de texto delimitado o de ancho fijo, que se puede importar o vincular posteriormente desde Microsoft Access, aunque no se conserven los índices.
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Automatizar operaciones de importación
Para que las operaciones frecuentes de importación sean más cómodas de realizar, se pueden automatizar mediante la creación de una macro o la creación de un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones. Esto es muy útil cuando se han de importar datos con regularidad o cuando se tiene una condición compleja o poco habitual para importar datos.
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