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Esta lección proporciona información de referencia acerca de:
La exportación es una forma de enviar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, hoja de cálculo o formato de archivo para que otra base de datos, aplicación o programa puedan utilizar dichos datos y objetos.
La exportación es un proceso similar al de copiar y pegar en lo relativo a funciones. En general, se utiliza el comando Exportar del menú Archivo para exportar datos u objetos de base de datos, pero se pueden utilizar otros comandos como los que se describen más adelante.
Se pueden exportar datos a una diversidad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles.
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Exportar objetos de base de datos
La mayoría de los objetos de base de datos de una base de datos de Microsoft Access o de un proyecto de Microsoft Access se pueden exportar a otra base de datos u otro proyecto de Access.
Envío por correo de objetos de base de datos
Mediante el empleo del comando Destinatario de correo (como datos adjuntos) del submenú Enviar a del comando Archivo, se pueden enviar por correo electrónico los resultados de un objeto de base de datos adjuntándolos a un mensaje de correo electrónico en diferentes formatos de archivo, entre los que se incluyen Microsoft Excel (.XLS), formato de texto enriquecido (.RTF), texto MS-DOS (.TXT), HTML (.HTML), IDC/HTX, ASP o página de acceso a datos.
Mediante el empleo del comando "Destinatario de correo" del submenú "Enviar a" del comando Archivo, también se puede enviar una página como cuerpo de un mensaje de correo electrónico.
Para enviar un objeto de base de datos en un correo electrónico, se ha de disponer de Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Microsoft Mail u otra aplicación de correo electrónico compatible con MAPI (Interfaz de programación de aplicaciones de mensajería).
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Hay tres modos de utilización de datos u objetos de base de datos de Microsoft Access para crear una página Web:
En un explorador Web compatible la versión 4.0 o posterior del HTML dinámico, puede utilizar páginas de acceso a datos. No es necesario enviar páginas de acceso a datos; sólo hay que crear una página de acceso a datos como un objeto de base de datos que contenga un acceso directo a la ubicación del correspondiente archivo HTML de la página. Puede utilizar páginas de acceso a datos para ver, modificar, actualizar, eliminar, filtrar, agrupar y ordenar datos activos de una base de datos de Microsoft Access o de una base de datos de Microsoft SQL Server. Obtener información sobre crear páginas de acceso a datos.
Puede enviar archivos HTML generados por servidor, ya sean ASP o IDC/HTX, procedentes de tablas, consultas y formularios. Los archivos HTML generados por servidor se muestran con un formato de tabla en un explorador Web. Puede utilizar archivos HTML generados por servidor si desea utilizar un explorador Web, si los datos en uso cambian frecuentemente y si necesita ver datos activos en una tabla conectada a un origen de datos ODBC, pero no necesita actualizar datos ni interactuar con ellos.
Puede crear archivos HTML de resultados a partir de tablas, consultas, formularios e informes. En un explorador Web, los informes se muestran con un formato de informe, y las tablas, consultas y formularios se muestran con un formato de hoja de datos. Puede utilizar archivos HTML estáticos si desea utilizar un explorador Web que admita HTML, versión 3.2 o posterior, y los datos en uso no cambian frecuentemente.
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Exportar o intercambiar datos con Microsoft Word
Hay cuatro modos de utilización de datos de Microsoft Access con Microsoft Word:
En una base de datos de Access, puede utilizar el Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word para crear un documento de combinación de correspondencia en Microsoft Word 2000 que vincule a datos de Microsoft Access 2000 mediante el empleo del comando Combinar con MS Word del submenú Vínculos con Office del menú Herramientas. Una vez establecido el vínculo, puede abrir el documento activo en Microsoft Word cuando lo desee para imprimir un nuevo lote de etiquetas o cartas modelo utilizando los datos actuales en Microsoft Access.
Para cualquier versión de Microsoft Word, puede exportar datos de Microsoft Access a un archivo de origen de datos de combinación de correspondencia que se pueda utilizar con la función de combinación de correspondencia de Word.
Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe como un archivo con formato de texto enriquecido (.RTF). Un archivo con formato de texto enriquecido (RTF) conserva el formato, como por ejemplo las fuentes y los estilos, y se puede abrir con Microsoft Word y otros programas de autoedición o procesamiento de texto de Windows.
Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe como un archivo .RTF y cargar éste automáticamente en Microsoft Word utilizando el comando Publicar con MS Word del submenú Vínculos con Office del menú Herramientas.
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Exportar a Microsoft Excel u otro programa de hojas de cálculo
Hay tres modos de utilización de datos de Microsoft Access con Microsoft Excel u otro programa de hojas de cálculo:
Puede exportar la hoja de datos como datos sin formato a Microsoft Excel u otro programa de hojas de cálculo.
Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe directamente como una hoja de cálculo o un archivo de Excel (.XLS).
Puede guardar los resultados de una hoja de datos, formulario o informe como un archivo de Excel (.XLS) y cargar éste automáticamente en Microsoft Excel utilizando el comando Analizar con MS Excel del submenú Vínculos con Office del menú Herramientas.
En los dos últimos casos, puede conservar la mayor parte del formato, como por ejemplo las fuentes y los colores. Los niveles de grupo de los informes se guardan como niveles de esquema de Microsoft Excel y los formularios se guardan como tablas de datos.
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