Curso Excel 2000 On-Line - Lección 4

La hoja de cálculo

Una hoja de cálculo consta de columnas y filas. Las columnas se disponen verticalmente y se identifican con letras en la parte superior. Estas letras son los encabezados de columna.     

Las filas se disponen de forma horizontal y se identifican con números dispuestos en la parte izquierda de la hoja y hacia abajo. Estos números son los encabezados de fila. A la intersección de una columna y fila se le denomina celda.

Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y las columnas. A esta combinación de una letra de columna y un número de fila se le llama referencia de celda. Con la intersección de la primera columna y la primera fila se obtiene la celda A1, como se refleja en la barra de fórmulas.

Cuando se selecciona una celda con el ratón, dicha celda se activa. En ella se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene. La celda activa tiene un borde ancho que la rodea. Siempre podrá saber la referencia de la celda en que está, mirando el cuadro de nombres que se encuentra en la parte izquierda de la barra de fórmulas, y los encabezados de la fila y columna correspondientes se ponen en negrita y se destacan. También puede cambiar la celda activa pulsando la tecla INTRO, la tecla TAB o las teclas de flecha.

Las barras de desplazamiento aparecen en la parte derecha o al fondo de la hoja y se utilizan para visualizar rápidamente diferentes partes de una hoja cuando ésta contiene más información de la que cabe en una pantalla. Cuando al utilizar las barras de desplazamiento cambia la visualización de una hoja, la celda activa no cambia, lo único que cambia es la presentación de la hoja. En la ventana de Microsoft Excel sólo podrá ver una pequeña parte de su hoja (la hoja entera consta de 256 columnas y 65536 filas), pero las barras de desplazamiento le ayudarán a desplazarse rápidamente para ver cualquier parte de la hoja de cálculo.

El nombre de la hoja de cálculo puede ser asignado por el usuario: excel incialmente asigna automáticamente los nombres hoja 1, hoja 2...se cambian de tres maneras: 1/ seleccionando la opción de menú Formato/Hoja/Cambiar de nombre, 2/ pinchando sobre la etiqueta de la hoja con el botón derecho y seleccionando Cambiar nombre, y 3/ haciendo doble click sobre el nombre estándar de la etiqueta (hoja 1) y sustituyendo directamente. Ejemplo:

Cómo se comentaba en la lección anterior una hoja de cálculo se abre por defecto conteniendo tres hojas de cálculo, no obstante en caso de necesitar más se pueden insertar, así como es posible eliminarlas en caso de no resultar necesarias.

INSERTAR:   para insertar una hoja de trabajo en el libro activo se pueden hacer dos cosas:

1/ seleccionar la opción de menú Insertar/Hoja de cálculo, y automáticamente se insertará una hoja

2/ presionar el botón derecho del ratón sobre una etiqueta, aparecerá un menú de acceso rápido en el que se debe seleccionar Insertar. En este caso aparecerá el siguiente cuadro de diálogo, en el que se elige la etiqueta general, se selecciona Hoja de cálculo y se hace click en Aceptar:

ELIMINAR:   para borrar una hoja de trabajo se debe activar la hoja de trabajo en cuestión (es decir seleccionarla) y elegir una de las dos siguientes maneras:

1/ seleccionar la opción de menú Edición/Eliminar hoja, y confirmar el deseo de eliminarla en el cuadro de diálogo que aparece

2/ presionar el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja en cuestión, y en el menú de acceso rápido que aparece seleccionar Eliminar

Las hojas de cálculo se pueden mover o copiar dentro de un mismo libro de trabajo o a otro distinto.

MOVER  Y COPIAR DENTRO DEL MISMO LIBRO:  para mover una hoja se debe activar la hoja en cuestión y después se puede elegir entre: 1/ simplemente hacer click sobre la etiqueta que se desea mover y arrastrar hasta la nueva posición dónde nos interese soltarlo, o 2/ seleccionar la opción de menú Edición/Mover o copiar hoja, en el cuadro de diálogo que aparece se selecciona antes de qué hoja se prefiere que aparezca, y se presiona aceptar

Para copiar una hoja de cálculo dentro del mismo libro se selecciona o activa la hoja en cuestión y: 1/ tras seleccionar la etiqueta de la hoja con el ratón se presiona la tecla Ctrl, y sin soltarla se arrastra la etiqueta y se suelta en el lugar deseado, o 2/ se selecciona el menú Edición/Mover o copiar hoja  y en el cuadro de diálogo se activa la opción Crear una copia, se selecciona el lugar y se acepta.

MOVER  Y COPIAR  A UN LIBRO DE TRABAJO DISTINTO: estas operaciones también se pueden realizar de dos maneras distintas: 1/ teniendo abiertos los dos libros de trabajo implicados (el que mueve/copia la hoja y el que la recibe) basta con pinchar la etiqueta en cuestión y arrastrarla hasta el lugar del nuevo libro dónde se desee situarla, en caso de la copia habría que presionar al mismo tiempo la tecla Ctrl, o 2/ a través de la opción de menú  Edición/Mover o copiar hoja, indicando en el desplegable Al libro a qué libro deseamos mover o copiar la hoja. En caso de querer copiar la hoja, se debe activar la opción Crear una copia, y después aceptar.

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